Cara Membuat Laporan Penjualan Sederhana
Cara membuat laporan penjualan sederhana untuk UMKM: kolom wajib, contoh tabel harian dan bulanan, rumus dasar, dan cara membaca angka untuk keputusan bisnis.
Laporan penjualan sederhana adalah catatan berkala tentang apa yang terjual, berapa banyak, berapa nilainya, dan dari mana pembelinya datang. Untuk UMKM, laporan ini tidak perlu software mahal: satu spreadsheet dengan kolom yang tepat dan kebiasaan mencatat setiap hari sudah cukup untuk menjawab pertanyaan penting seperti “produk mana yang paling laku?” dan “bulan ini untung atau tidak?”.
Kenapa laporan penjualan penting untuk usaha kecil
Banyak pemilik usaha merasa “sudah tahu” kondisi tokonya dari saldo rekening. Masalahnya, saldo tercampur dengan uang pribadi, modal belanja stok, dan pembayaran yang belum masuk. Laporan penjualan memisahkan semua itu dan membantu Anda:
- Mengetahui produk terlaris dan produk yang menumpuk di gudang
- Membandingkan kanal: WhatsApp, Instagram, marketplace, atau website
- Merencanakan stok menjelang Lebaran atau Harbolnas
- Menyiapkan data jika suatu saat mengajukan pinjaman usaha
- Menentukan target penjualan tim yang masuk akal
Kolom wajib dalam laporan penjualan
Buat satu sheet bernama “Transaksi” dengan kolom berikut:
| Kolom | Contoh isi | Kegunaan |
|---|---|---|
| Tanggal | 2025-11-03 | Ringkasan per hari/minggu/bulan |
| No. pesanan | INV-0153 | Mencegah transaksi tercatat dua kali |
| Nama pelanggan | Sari W. | Melihat pelanggan berulang |
| Kanal | Membandingkan sumber penjualan | |
| Produk | Keripik Pedas 250 g | Produk terlaris |
| Jumlah | 4 | Volume |
| Harga satuan | Rp 25.000 | Dasar hitung |
| Total | Rp 100.000 | Omzet |
| Modal satuan | Rp 14.000 | Hitung laba kotor |
| Status bayar | Lunas | Memisahkan piutang |
Jika satu pesanan berisi tiga produk, tulis dalam tiga baris dengan nomor pesanan yang sama. Ini membuat perhitungan per produk jauh lebih mudah.
Langkah membuat laporan di spreadsheet
- Buat sheet “Transaksi” dengan kolom di atas. Bekukan baris judul agar tetap terlihat saat menggulir.
- Pakai daftar pilihan (data validation) untuk kolom Kanal, Produk, dan Status. Ini mencegah salah ketik seperti “Whatsapp” dan “WA” dianggap dua kanal berbeda.
- Isi rumus Total:
=Jumlah*Harga satuan, misalnya=F2*G2. - Tambahkan kolom Laba kotor:
=(Harga satuan - Modal satuan)*Jumlah. - Buat sheet “Ringkasan” untuk angka per bulan, memakai
SUMIFS. Contoh omzet November:=SUMIFS(Transaksi!H:H, Transaksi!A:A, ">=2025-11-01", Transaksi!A:A, "<=2025-11-30"). - Buat pivot table dengan Produk sebagai baris dan jumlah Total sebagai nilai untuk melihat produk terlaris.
- Lakukan hal yang sama untuk Kanal agar terlihat sumber penjualan terbesar.
Contoh ringkasan bulanan
Angka berikut hanya contoh ilustrasi untuk usaha camilan rumahan:
| Indikator | Oktober | November | Perubahan |
|---|---|---|---|
| Omzet | Rp 18.400.000 | Rp 21.750.000 | naik 18% |
| Jumlah pesanan | 412 | 455 | naik 10% |
| Rata-rata nilai pesanan | Rp 44.660 | Rp 47.800 | naik 7% |
| Laba kotor | Rp 7.100.000 | Rp 8.300.000 | naik 17% |
| Kanal terbesar | WhatsApp (52%) | WhatsApp (48%) | turun sedikit |
Rata-rata nilai pesanan dihitung dari omzet dibagi jumlah pesanan. Angka ini naik biasanya karena pelanggan membeli lebih banyak per transaksi, misalnya setelah Anda menawarkan paket bundling.
Cara membaca laporan untuk mengambil keputusan
Laporan yang hanya disimpan tidak ada gunanya. Setiap akhir bulan, jawab pertanyaan ini:
- Produk mana yang menyumbang 80% omzet? Pastikan stoknya tidak pernah kosong.
- Produk mana yang laku tapi labanya tipis? Pertimbangkan naik harga atau ganti pemasok.
- Kanal mana yang tumbuh? Alokasikan waktu admin dan konten ke sana.
- Berapa pelanggan yang membeli lebih dari sekali? Ini dasar untuk program retensi pelanggan.
- Ada lonjakan di tanggal tertentu? Catat untuk persiapan stok tahun depan.
Pisahkan laporan penjualan dari arus kas
Laporan penjualan mencatat transaksi, sedangkan arus kas mencatat uang yang benar-benar masuk dan keluar. Keduanya bisa berbeda. Pesanan reseller yang dibayar tempo bulan depan sudah tercatat sebagai penjualan, tetapi uangnya belum ada. Pembelian bahan baku, gaji admin, dan biaya iklan tidak muncul di laporan penjualan sama sekali. Untuk UMKM, cukup tambahkan satu sheet “Kas” berisi tanggal, keterangan, uang masuk, dan uang keluar. Dengan dua sheet ini, Anda tahu bukan hanya berapa yang terjual, tetapi juga apakah usaha punya cukup uang untuk belanja stok bulan depan.
Kesalahan yang sering terjadi
- Mencatat di akhir bulan dari ingatan dan tangkapan layar chat. Banyak transaksi terlewat.
- Mencampur pengeluaran pribadi dengan penjualan.
- Tidak mencatat pesanan yang dibatalkan atau diretur, sehingga omzet tampak lebih besar.
- Nama produk tidak seragam (“Keripik pedas”, “kripik pedas 250gr”).
- Tidak mencatat kanal, padahal itu informasi paling berguna untuk keputusan promosi.
Laporan untuk usaha dengan banyak kanal
Jika Anda berjualan di WhatsApp, Instagram, website, sekaligus Shopee dan Tokopedia, pencatatan sering kacau karena setiap kanal punya formatnya sendiri. Beberapa cara agar tetap rapi:
- Satu sheet transaksi untuk semua kanal, dengan kolom Kanal sebagai pembeda. Jangan membuat sheet terpisah per kanal, karena ringkasan jadi sulit.
- Unduh laporan marketplace setiap minggu dan salin ke sheet utama. Marketplace menyediakan ekspor pesanan yang bisa disesuaikan kolomnya.
- Catat potongan marketplace di kolom terpisah. Omzet di Shopee Rp 1.000.000 tidak sama dengan uang masuk Rp 1.000.000 setelah biaya layanan.
- Pakai kode pesanan berbeda per kanal, misalnya WA-0153 dan WEB-0088, agar mudah dilacak.
Dengan cara ini, Anda bisa membandingkan bukan hanya omzet per kanal, tetapi juga laba bersih per kanal. Sering kali kanal dengan omzet terbesar ternyata bukan yang paling menguntungkan setelah dikurangi potongan dan ongkos promosi.
Menghubungkan laporan dengan percakapan pelanggan
Untuk bisnis yang berjualan lewat chat, angka penjualan baru setengah cerita. Setengah lainnya ada di percakapan: berapa chat masuk, berapa yang jadi pesanan, dan berapa lama admin membalas. Jika dari 600 chat hanya 455 yang jadi pesanan, pertanyaan berikutnya adalah ke mana 145 sisanya.
Inbox dengan analitik, seperti yang tersedia di chatagent.id, membantu melihat sisi percakapan ini, sementara spreadsheet tetap bisa menjadi sumber angka penjualan Anda. Jika data pelanggan mulai sulit dikelola di spreadsheet, baca perbandingan CRM vs spreadsheet.
Mulailah dengan sheet Transaksi hari ini. Laporan bulanan yang berguna hanya mungkin jika pencatatan hariannya rapi.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja isi laporan penjualan sederhana?
Minimal tanggal, nama produk, jumlah terjual, harga, total penjualan, dan kanal penjualan. Jika memungkinkan, tambahkan modal per produk agar laba kotor bisa dihitung.
Apakah laporan penjualan bisa dibuat di Excel atau Google Sheets?
Bisa, dan untuk sebagian besar UMKM itu sudah cukup. Fitur SUM, SUMIF, dan pivot table sudah bisa menghasilkan ringkasan harian, mingguan, dan bulanan.
Seberapa sering laporan penjualan sebaiknya dibuat?
Catat transaksi setiap hari, lalu buat ringkasan setiap minggu dan bulan. Pencatatan harian mencegah data menumpuk dan lupa, sementara ringkasan mingguan cukup untuk melihat tren.