Cara Membuat Akun WhatsApp Business untuk Toko Online
Cara membuat akun WhatsApp Business untuk toko online: pilih nomor, isi profil bisnis, katalog, pesan otomatis, dan pengaturan keamanan awal.
Cara membuat akun WhatsApp Business untuk toko online cukup singkat: unduh aplikasinya, verifikasi nomor khusus bisnis, lalu lengkapi profil, katalog, dan pesan otomatis. Bagian yang sering diremehkan justru setelah pendaftaran, yaitu pengaturan profil dan alat bisnis yang membuat pembeli langsung percaya dan admin tidak kewalahan.
Sebelum mulai: siapkan nomor yang tepat
Keputusan paling penting ada di sini, karena mengganti nomor bisnis di kemudian hari merepotkan pelanggan lama.
- Pakai nomor khusus bisnis, bukan nomor pribadi. Pelanggan akan menyimpan nomor ini bertahun-tahun.
- Pilih nomor yang aktif dan terdaftar atas nama Anda atau usaha Anda. Nomor yang hangus karena lupa isi pulsa berarti kehilangan akun.
- Pertimbangkan pemakaian ke depan. Jika nanti ingin memakai WhatsApp Business API untuk tim atau chatbot, nomor yang sama umumnya bisa dimigrasikan. Baca perbedaannya di WhatsApp Business API vs aplikasi.
Siapkan juga: logo dengan ukuran persegi, alamat usaha (boleh area saja jika usaha rumahan), jam operasional, email, dan tautan toko atau marketplace.
Langkah membuat akun WhatsApp Business
- Unduh aplikasi WhatsApp Business dari Google Play atau App Store. Pastikan penerbitnya WhatsApp LLC.
- Buka aplikasi dan setujui ketentuan layanan.
- Masukkan nomor telepon bisnis dengan kode negara +62.
- Verifikasi lewat kode SMS atau panggilan. Jika nomor sedang dipakai di WhatsApp biasa di ponsel yang sama, aplikasi akan menawarkan untuk memindahkannya beserta riwayat chat.
- Isi nama bisnis. Gunakan nama yang sama dengan Instagram dan marketplace agar mudah dikenali, misalnya “Dapur Bu Ratna” bukan “Ratna Olshop 2”.
- Pilih kategori bisnis, misalnya Belanja & Ritel, Makanan & Minuman, atau Pakaian.
- Unggah foto profil. Logo dengan latar polos lebih terbaca di ukuran kecil daripada foto produk.
Akun sudah aktif. Sekarang bagian yang membuat akun ini benar-benar bekerja.
Melengkapi profil bisnis
Buka Pengaturan > Alat Bisnis > Profil Bisnis dan isi semuanya:
| Kolom | Contoh | Catatan |
|---|---|---|
| Deskripsi | “Sambal kemasan homemade, kirim ke seluruh Indonesia via JNE & J&T” | Jelaskan apa yang dijual dan jangkauannya |
| Alamat | Kecamatan, kota | Usaha rumahan tidak wajib alamat lengkap |
| Jam buka | Senin-Sabtu 08.00-20.00 | Pelanggan tahu kapan bisa berharap dibalas |
| halo@namatoko.id | Untuk keperluan formal | |
| Situs web | Link toko, Shopee, atau Tokopedia | Bisa dua tautan |
Profil lengkap bukan formalitas. Pembeli baru sering mengecek profil sebelum transfer untuk memastikan tokonya nyata.
Membuat katalog produk
Katalog memungkinkan pembeli melihat produk tanpa Anda kirim foto satu per satu. Di Alat Bisnis > Katalog, tambahkan produk dengan foto, nama, harga, deskripsi singkat, dan kode produk. Mulai dari 10-20 produk terlaris dulu. Panduan lengkapnya ada di cara membuat katalog WhatsApp Business.
Mengatur pesan otomatis dan balasan cepat
Tiga alat ini wajib diaktifkan sejak hari pertama:
- Pesan salam. Terkirim otomatis ke pelanggan baru atau yang lama tidak chat. Contoh: “Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi Dapur Bu Ratna. Silakan cek katalog kami, atau sampaikan pertanyaan Kakak di sini.”
- Pesan di luar jam kerja. Memberi tahu kapan admin akan membalas.
- Balasan cepat. Simpan jawaban untuk pertanyaan berulang: format order, nomor rekening, info ongkir.
Contoh isi dan pengaturannya dibahas di pesan otomatis WhatsApp Business.
Membuat label sejak awal
Buat label sederhana seperti Pesanan Baru, Belum Bayar, Dibayar, dan Dikirim. Biasakan memasang label sejak pesanan pertama; jauh lebih mudah daripada merapikan ratusan chat nanti.
Pengaturan keamanan yang sering terlewat
- Aktifkan verifikasi dua langkah di Pengaturan > Akun. Ini mencegah akun diambil alih jika seseorang mendapat kode SMS Anda.
- Aktifkan cadangan chat ke Google Drive atau iCloud, terjadwal harian.
- Jangan pernah membagikan kode verifikasi kepada siapa pun, termasuk yang mengaku dari pihak WhatsApp.
- Batasi perangkat tertaut. Cek berkala di menu Perangkat Tertaut dan keluarkan perangkat yang tidak dikenal.
Menyebarkan nomor bisnis Anda
Setelah akun siap, pastikan pembeli bisa menemukannya:
- Tautan wa.me di bio Instagram dan TikTok
- Tombol chat di website
- Nomor di kemasan, kartu ucapan, dan stiker paket
- Kode QR di toko fisik atau booth bazar
Tautan wa.me dengan pesan otomatis terisi, misalnya “Halo, saya mau tanya produk”, membuat pembeli lebih mudah memulai chat.
Kesalahan yang sering terjadi di minggu pertama
Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pemilik toko saat baru membuat akun:
- Langsung broadcast ke semua kontak. Akun baru yang mengirim pesan massal ke orang yang tidak menyimpan nomor Anda berisiko dilaporkan dan dibatasi. Mulailah dari pelanggan yang memang pernah membeli.
- Mengganti nama bisnis berkali-kali. Pelanggan jadi ragu apakah ini akun yang sama.
- Memakai foto produk sebagai foto profil. Di ukuran kecil, foto produk sulit dikenali.
- Tidak mengisi jam buka. Pelanggan berharap dibalas tengah malam lalu kecewa.
- Satu akun dibuka di banyak HP admin tanpa aturan. Chat dibalas dua kali atau tidak dibalas sama sekali karena masing-masing mengira rekannya sudah membalas.
Untuk masalah terakhir, perjelas pembagian tugas sejak awal, misalnya admin pagi dan admin sore dengan jam yang tidak tumpang tindih.
Menautkan akun ke perangkat lain
WhatsApp Business bisa dibuka di beberapa perangkat tertaut, misalnya laptop admin lewat WhatsApp Web atau aplikasi desktop. Ini memudahkan admin mengetik jawaban panjang dan menyalin data pesanan ke spreadsheet. Namun semua perangkat memakai akun yang sama, sehingga tidak ada catatan siapa yang membalas apa. Jika memakai lebih dari satu perangkat, sepakati pembagian tugas yang jelas dan keluarkan perangkat yang tidak lagi dipakai, terutama saat ada admin yang berhenti bekerja.
Saat satu ponsel tidak lagi cukup
Aplikasi WhatsApp Business ideal untuk satu atau dua admin. Saat chat mulai ratusan per hari dan admin bertambah, Anda akan butuh inbox bersama, pembagian chat, dan riwayat pelanggan yang rapi. chatagent.id menyiapkan inbox seperti itu; kanal WhatsApp berstatus segera hadir, sementara live chat website sudah bisa dipakai sekarang untuk menangani pembeli yang datang dari toko online Anda.
Untuk saat ini, fokus pada dasar: nomor khusus bisnis, profil lengkap, katalog, pesan otomatis, dan keamanan akun. Lima hal ini sudah membedakan toko Anda dari banyak penjual lain.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah WhatsApp Business gratis?
Aplikasi WhatsApp Business gratis diunduh dan dipakai. Biaya baru muncul jika Anda memakai WhatsApp Business API melalui penyedia resmi atau fitur berbayar tertentu dari Meta.
Bisakah satu nomor dipakai untuk WhatsApp pribadi dan WhatsApp Business sekaligus?
Tidak. Satu nomor hanya bisa aktif di salah satu aplikasi. Jika ponsel Anda dual SIM, Anda bisa memakai nomor pertama untuk WhatsApp pribadi dan nomor kedua untuk WhatsApp Business.
Apakah chat lama ikut pindah saat beralih dari WhatsApp biasa ke WhatsApp Business?
Ya, jika Anda memindahkan nomor yang sama di ponsel yang sama, aplikasi akan menawarkan pemindahan riwayat chat. Tetap buat cadangan terlebih dahulu sebelum memulai.