Cara Mengatur Pesan Otomatis WhatsApp Business

Cara mengatur pesan otomatis WhatsApp Business: pesan salam, pesan away, dan balasan cepat, lengkap dengan contoh kalimat dan batasan fitur aplikasinya.

Pesan otomatis WhatsApp Business diatur lewat menu Alat Bisnis (Business tools) di aplikasi, dengan tiga fitur utama: pesan salam untuk menyapa pelanggan baru, pesan away untuk membalas di luar jam kerja, dan balasan cepat untuk template yang dipanggil dengan shortcut. Ketiganya gratis dan bisa diatur dalam 15 menit. Letak menu bisa sedikit berbeda antara Android dan iPhone serta antar versi aplikasi, tapi alurnya sama.

Tiga jenis pesan otomatis dan fungsinya

Fitur	Kapan terkirim	Fungsi utama
Pesan salam	Saat orang chat pertama kali, atau setelah sekitar 14 hari tanpa percakapan	Menyambut dan mengarahkan ke info penting
Pesan away	Saat ada chat masuk di jam yang Anda tentukan	Memberi tahu kapan admin akan membalas
Balasan cepat	Saat admin mengetik “/” lalu shortcut	Mempercepat jawaban pertanyaan rutin

Cara mengatur pesan salam

1. Buka WhatsApp Business, masuk ke Setelan (atau ikon tiga titik di Android).
2. Pilih Alat bisnis, lalu Pesan salam.
3. Aktifkan Kirim pesan salam.
4. Ketuk kolom pesan dan tulis sapaan Anda.
5. Pilih Penerima: semua orang, semua orang yang tidak ada di daftar kontak, semua kecuali kontak tertentu, atau hanya kontak tertentu.
6. Simpan.

Contoh pesan salam

Untuk toko online:

Halo Kak, selamat datang di Toko Batik Laras. Admin online Senin-Sabtu pukul 08.00-20.00 WIB. Cek katalog: ketuk ikon toko di profil kami. Untuk order, kirim nama produk, ukuran, dan kota tujuan ya.

Untuk bisnis jasa:

Halo, terima kasih sudah menghubungi Klinik Gigi Senyum. Untuk reservasi, mohon kirim nama, tanggal yang diinginkan, dan keluhan singkat. Admin akan membalas dalam jam kerja.

Tips: pilih penerima “semua orang yang tidak ada di daftar kontak” agar pelanggan lama yang sudah Anda simpan tidak menerima sapaan berulang.

Cara mengatur pesan away

1. Buka Setelan, lalu Alat bisnis.
2. Pilih Pesan away.
3. Aktifkan Kirim pesan away.
4. Tulis pesannya.
5. Atur Jadwal:
   • Selalu kirim: aktif terus sampai dimatikan, cocok saat libur panjang.
   • Jadwal khusus: atur jam mulai dan selesai.
   • Di luar jam kerja: mengikuti jam operasional di profil bisnis.
6. Pilih penerima, lalu simpan.

Contoh pesan away

Di luar jam kerja harian:

Halo Kak, terima kasih pesannya. Saat ini di luar jam operasional kami (08.00-20.00 WIB). Pesan Kakak akan dibalas besok pagi mulai pukul 08.00. Pesanan yang masuk malam ini tetap diproses sesuai urutan.

Saat libur Lebaran:

Halo Kak, kami sedang libur Lebaran dan kembali melayani tanggal [tanggal]. Pesanan selama libur akan dikirim mulai [tanggal]. Mohon maaf lahir dan batin.

Pastikan jam operasional di profil bisnis sudah benar jika memakai opsi “di luar jam kerja”. Strategi lain untuk chat malam ada di layanan pelanggan di luar jam kerja.

Cara mengatur balasan cepat

1. Buka Setelan, lalu Alat bisnis, lalu Balasan cepat.
2. Ketuk tombol tambah.
3. Tulis isi pesan, misalnya info rekening.
4. Isi shortcut, misalnya rekening.
5. Simpan.

Saat membalas chat, ketik / lalu pilih shortcut yang muncul. Pesan langsung terisi dan bisa diedit sebelum dikirim.

Balasan cepat yang perlu dibuat pertama kali:

• /rekening untuk info pembayaran.
• /ongkir untuk ekspedisi dan cara cek ongkir.
• /order untuk format pesanan.
• /resi untuk info pelacakan.
• /retur untuk kebijakan tukar barang.

Kumpulan contoh lengkapnya ada di quick reply untuk customer service dan template pesan WhatsApp bisnis.

Tips agar pesan otomatis tidak terasa kaku

• Singkat. Pesan salam lebih dari lima baris jarang dibaca habis.
• Beri langkah berikutnya. Minta info yang dibutuhkan admin, misalnya produk dan kota tujuan, agar percakapan langsung efisien.
• Jujur soal waktu. Jangan tulis “segera dibalas” jika admin baru online besok pagi.
• Sesuaikan musim. Ubah pesan away saat Ramadan karena jam kerja biasanya bergeser.
• Jangan berlebihan emoji dan huruf kapital. Pesan otomatis tetap mewakili wajah bisnis Anda.

Kombinasikan dengan label dan katalog

Pesan otomatis bekerja lebih baik jika fitur lain di aplikasi juga rapi:

• Katalog: sebutkan di pesan salam agar pelanggan bisa melihat produk tanpa bertanya. Panduan membuatnya di cara membuat katalog WhatsApp Business.
• Label: setelah membalas, beri label seperti “Pelanggan baru”, “Menunggu bayar”, atau “Selesai” supaya mudah disaring keesokan harinya.
• Profil bisnis: isi alamat, jam operasional, dan deskripsi singkat. Jam operasional ini dipakai oleh pesan away.

Batasan fitur otomatis di aplikasi

Fitur bawaan ini sangat berguna untuk UMKM, tapi ada batasnya:

• Tidak bisa membalas berbeda-beda sesuai isi pertanyaan pelanggan.
• Pesan salam tidak terkirim ulang ke pelanggan yang baru chat dalam beberapa hari terakhir.
• Pemakaian bersama oleh banyak admin terbatas, karena aplikasi dirancang untuk satu akun di perangkat yang tertaut.
• Tidak ada laporan waktu respon atau pembagian chat antar admin.

Jika volume chat sudah ratusan per hari atau Anda butuh balasan pintar 24 jam, langkah selanjutnya biasanya WhatsApp Business API yang terhubung ke chatbot atau agen AI. Perbandingannya di WhatsApp Business API vs aplikasi. Platform seperti chatagent.id sedang menyiapkan integrasi WhatsApp (statusnya segera hadir) agar chat WhatsApp bisa dijawab agen AI berbahasa Indonesia dan dikelola di inbox bersama yang sama dengan live chat.

Kesalahan yang sering terjadi

• Lupa mematikan pesan away “libur Lebaran” setelah toko buka kembali.
• Pesan salam masih menyebut promo yang sudah berakhir.
• Jam operasional di profil berbeda dengan jam di pesan away.
• Balasan cepat menyimpan nomor rekening lama.

Buat pengingat di kalender setiap awal bulan untuk memeriksa ketiga fitur ini.

Checklist setelah mengatur

• Kirim pesan dari nomor lain untuk menguji pesan salam.
• Uji pesan away di luar jam yang dijadwalkan.
• Coba setiap shortcut balasan cepat.
• Catat tanggal untuk memperbarui pesan saat promo atau libur.

Dengan tiga fitur ini aktif, pelanggan selalu mendapat respons pertama, bahkan saat Anda sedang tidur.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pesan otomatis WhatsApp Business gratis?

Ya. Pesan salam, pesan away, dan balasan cepat adalah fitur bawaan aplikasi WhatsApp Business yang bisa dipakai tanpa biaya.

Kenapa pesan salam tidak terkirim ke semua orang?

Pesan salam hanya dikirim saat seseorang menghubungi Anda pertama kali atau setelah tidak ada percakapan selama sekitar 14 hari. Pelanggan yang baru saja chat tidak akan menerimanya lagi.

Bisakah WhatsApp Business membalas otomatis sesuai pertanyaan?

Aplikasi biasa tidak bisa membalas berbeda-beda sesuai isi pertanyaan. Untuk itu dibutuhkan WhatsApp Business API yang terhubung ke chatbot atau agen AI.